Огромный перечень документов о сотрудниках, которые должны храниться и обрабатываться на предприятиях – этот бесконечный и неупорядоченный поток данных, в котором приходится ориентироваться кадровикам…
Решить проблему можно, внедрив кадровый электронный документооборот. Все данные размещены в удобной программе, а любую нужную информацию можно будет выгрузить всего несколькими кликами.
Недостатки бумажного делопроизводства
Обычное, бумажное делопроизводство хлопотно и затратно. Оно перестаёт быть выгодным по целому ряду причин:
- Финансовые издержки на курьеров и почтовую службу. Всё это требует оплаты при доставке документов, особенно если компания имеет множество филиалов. К слову, внедрение КЭДО позволяет сократить издержки в 3-5 раз.
- Риск утери или порчи документов. Ведя делопроизводство в бумажном формате, приходится передавать оригиналы документов третьим лицам. Это всегда риск их потери или порчи. Конечно, до определённого момента всё идёт хорошо, но даже один испорченный документ может стоить кучи нервов и кадровикам, и руководству компании, да и будет малоприятен контрагентам либо сотрудникам, которым эти документы принадлежали.
- Сложность массового ознакомления. Выпущенный по предприятию документ часто требует ознакомления. В бумажном варианте это нервотрёпка кадровиков – люди вынуждены отрываться от работы, нарушаются сроки ознакомления. Всё это очень неудобно и громоздко.
Помимо этого, существуют риски штрафных санкций, весьма разнообразных по стоимости. Так, за нарушение оформления документов штраф может составить до 100 тыс. руб., что практически невозможно в КЭДО, где форма унифицирована.
0.5 миллиона рублей может обойтись ошибка в персональных данных. А вот отсутствие локализованных в России данных обойдётся в 18 млн. руб. Все эти штрафы практически невозможно получить, пользуясь электронным документооборотом.
Преимущества КЭДО
Таким образом, внедрение электронного документооборота на предприятии:
- позволяет ускорить работу отдела кадров;
- снижает количество допускаемых ошибок;
- уменьшает издержки на хранение и перевозку документов на бумажном носителе;
- ускоряет работу предприятия в целом.
Удобное электронное решение позволит унифицировать формы документов, ускорить процесс оформления решений и приказов по предприятию, минимизируя риски получения штрафных санкций, возможных без использования электронной версии.
Реклама. Рекламодатель ООО "ИННОВАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ КАДРАМИ" https://hr-link.ru/kadrovyj_elektronnyj_dokumentooborot 4CQwVszH9pSXr12H1wm