В таких условиях ассистенты становятся неотъемлемой частью успеха бизнес-лидеров.
Марина Егорова, предприниматель, основатель компании Smart&Talented, раскрыла ключевые преимущества профессиональных ассистентов для компаний и владельцев бизнесов.
— Марина, расскажите, пожалуйста, как появилась компания по подбору и обучению бизнес-ассистентов Smart&Talented. Почему ваши услуги особенно актуальны в контексте современного бизнеса?
— Мой путь был необычным: юрист, ассистент в трех крупных корпорациях, потом проджект в мебельной компании «DANTONE HOME», где я стала Генеральным директором. Однако, в 2016 году я приняла решение покинуть этот пост и основать собственный бизнес. Полученный в компании опыт привел меня к осознанию, что в бизнесе есть острая нехватка квалифицированных ассистентов и практически, или даже вовсе, нет обучающих программ.
Я видела, что ниша подбора и обучения ассистентов остается пустой и недооцененной. Решила заполнить этот пробел, основав компанию Smart&Talented. Я начала как агентство подбора, и уже тогда ставила перед собой цель – выйти на международный рынок. Мой стартовый бюджет был сильно ограничен, и имеющиеся 200 тыс. рублей я вложила в создание качественного сайта, визиток и представила наше агентство как профессионального партнера по подбору талантливых ассистентов. Очень сильную поддержку мне оказали знакомые из фейсбука, которые охотно делились моими постами, продвигали компанию в соцсети. Так к нам пришел первый клиент.
Это был бизнесмен из списка Forbes, сотрудничество с которым сразу же подразумевало высокие стандарты для нашей работы. Несмотря на начальные страхи, мы успешно подобрали ассистента, установив с этим клиентом долгосрочное сотрудничество. Можно сказать, что это стало отправной точкой для нашего роста и развития.Следующие клиенты приходили по рекомендациям, заиграло «сарафанное радио». Сегодня Smart&Talented оказывает различные виды услуг в сфере административного консалтинга. Мы проводим Smart Talks – бизнес-завтраки для ассистентов и желающих ими стать. Скажу больше – мы являемся лидерами российского рынка по подбору и обучению личных помощников, секретарей и бизнес-ассистентов.
Чтобы решить проблему нехватки компетентных специалистов, которых можно предлагать клиентам, мы создали самую крупную в России школу для обучения ассистентов– Smart&Talented. Здесь мы обучаем действующихассистентов, предоставляя студентам актуальные знания от топовых преподавателей и доступ к сильному комьюнити. Теперь мы без сомнений можем предложить своим клиентам самых топовых помощников, которых обучили лично. Также мы проводим корпоративное обучение секретарей и ассистентов, которые уже трудятся в компаниях. На сегодняшний день школа Smart&Talented выпустила уже больше четырех тысяч профессионалов.
— Какую географию охватывает компания, и каковы основные вызовы и преимущества работы с клиентами из различных стран?
— Smart&Talented предоставляет услуги в более чем 35 странах мира, включая ключевые рынки в Москве, Лондоне и Дубае, с активным ростом запросов из США.
Основные вызовы при работе с клиентами из разных стран – это проблемы с режимами работы ассистентов, особенно, когда есть большая разница в часовых поясах. Также нередко возникают трудности в адаптации ассистентов к местным сервисам и особенностям культуры. Компания регулярно закрывает запросы на релокацию ассистентов, особенно в Дубае, что стало особенно актуальным в связи с ростом интереса со стороны англоязычных предпринимателей.
Кроме этого, руководителям приходится сталкиваться с вызовами, связанными с различиями в ожиданиях и стоимости труда в той или иной стране. Например, клиенты из разных регионов могут иметь различные представления о подходящей оплате ассистента, что требует внимательного понимания и работы с ожиданиями обеих сторон.
Помимо локального подбора ассистентов, компания успешно решает запросы на удаленную работу, что предоставляет руководителям гибкость в управлении помощниками из любой точки мира.
— Расскажите, как происходит подбор ассистента, по каким методам и критериям?
— Сразу отмечу, что наш подход к подбору ассистентов исключает общие требования рынка, фокусируясь на уникальных запросах клиента. Мы осознаем многообразие требований, предъявляемых бизнесом, и в каждом случае создаем индивидуальную картину профиля кандидата. Эти требования могут касаться профессиональных навыков, психологических качеств, знания языков или формата работы (онлайн, оффлайн, гибрид).
Ключевую роль в процессе подбора играет наш диалог с клиентом, точном определении его видения развития компании. Мы стремимся предложить ассистента, который не только соответствует текущим запросам, но и готов сопровождать руководителя в будущем развитии его бизнеса. Далее мы выбираем специалиста из базы данных компании Smart&Talented, которая включает около 14 тысяч кандидатов. Часть из них – «закрытые» резюме, рекомендации от нашего комьюнити. Методика собеседования включает специфические вопросы и тестирование.
При необходимости мы подготавливаем профессионалов в школе Smart&Talented через программы «Ассистент на миллион», «Онлайн-ассистент» и «Руководитель административного аппарата». Содержание программ разработано с методологами, а каждый урок проработан с топовыми преподавателями. Ученикам доступна поддержка кураторов и техподдержка. Самые лучшие студенты очень быстро находят работу в крупных компаниях, в том числе – зарубежных.
— Марина, а какие задачи берет на себя ассистент? Как именно он помогает руководителю в развитии бизнеса?
— Нужно сразу сказать, что у каждого руководителя свои требования, свой характер, скорость мышления, восприятие. И здесь подбор качественного ассистента всегда должен быть строго индивидуальным.
Если говорить в общем, то типичные задачи ассистентов делятся на три категории: административные, личные и бизнес-задачи. Работодатели формируют свой уникальный микс задач, варьируя уровень личных, бизнес- и административных обязанностей. Навыки и качества, важные для успешной работы ассистента, зависят от индивидуальных потребностей, но обычно включают в себя организованность, коммуникабельность и способность к адаптации в различных сферах.
Ассистент активно участвует в управлении временем руководителя, занимаясь планированием встреч, организацией мероприятий и подготовкой документации. В сфере административных обязанностей ассистент берет на себя управление рабочим пространством, встречами и переговорами. В личных задачах ассистент может заниматься организацией поездок, покупкой билетов, заказом товаров и услуг. В бизнес-сфере поддерживает руководителя в оперативных задачах, а также в важных проектах, включая сбор информации, аналитику и координацию команды. Благодаря этим функциям ассистент способствует эффективной работе руководителя, создавая условия для фокусировки на стратегическом развитии бизнеса.
— Как вы планируете дальнейшее развитие компании Smart & talented в свете растущего спроса на рынке компетентных ассистентов?
— Сейчас наша компания находится на стадии активного развития, ориентируясь на повышенный спрос на квалифицированных ассистентов и секретарей в деловой среде. Мы стремимся расширить присутствие на рынке B2B, предоставляя обучение ассистентов в крупных корпорациях. Успешно работаем с крупными структурами, включая банки, и предоставляем индивидуальные программы обучения для корпоративных клиентов.
Одним из ключевых направлений нашего развития является международный рынок, особенно фокусируемся на Дубае. Мы углубляем сотрудничество с этим регионом, стремясь предоставить высококачественные услуги по обучению ассистентов в международном масштабе. Также работаем над созданием платформы ASSISTA, где мы объединяем ассистентов из 35 стран через наше комьюнити. Она будет работать для B2B и B2C сегментов. Пока я не разглашаю детали, но уже сейчас точно могу сказать, что это будет очень интересное решение для многих компаний.
Хотелось бы отметить, что в рамках нашего стремления к развитию и привлечению новых талантов, мы все больше обращаем внимание на студентов университетов, предлагая интересные образовательные программы для будущих ассистентов. Как владелец компании, я также активно провожу тренинги и консультации по делегированию и работе с ассистентами. В свое время нас никто не учил, как руководить коллективом. И, как показал мой личный опыт, команда – это один из ключевых аспектов успешного бизнеса. Мы с моими сотрудниками стремимся воплотить амбициозные планы, обсуждать и решать любые вопросы. Каждый член команды уверен, что может рассчитывать на мою поддержку, на конструктивный диалог, на щедрые бонусы от меня. Я высоко ценю свою команду, ведь мы с ними действуем «заодно», вместе развиваемся и растем. Стараюсь избегать критики, предпочитая конструктивный диалог, и стремлюсь создавать атмосферу взаимопонимания и сотрудничества. Важным моментом является также поддержка роста и развития каждого члена команды. Поэтому настоятельно рекомендую руководителям уделить внимание этому вопросу и освоить навыки эффективного взаимодействия с коллективом.
— Марина, а какие главные ошибки совершают руководители при поиске и подборе ассистента?
— Руководители допускают несколько ошибок, которые потом негативно сказываются на результативности работы. Например, недостаточно ясно выражают свои ожидания от будущего ассистента – его конкретную роль и обязанности. Такая неопределенная позиция приводит к трудностям в дальнейшем сотрудничестве.
Также хотелось бы отметить недостаточное внимание руководителей к мягким навыкам и личностным качествам кандидата. Никто не отрицает важность твердых, технических навыков. Но успешно взаимодействовать с руководством, командой и клиентами ассистенту помогают коммуникабельность, инициативность, профессиональная этика и т.д.
Бывает, что у руководителей попросту не хватает времени на тщательный поиск помощника. И тогда они выбирают более или менее подходящего кандидата, не слишком анализируя его профессиональные навыки и личностные характеристики. Но ведь для того, чтобы обучить и интегрировать нового ассистента в команду, все равно понадобится время. Однако некоторые руководители ожидают от нового сотрудника мгновенный результат. Так не бывает. Важно понимать, что ассистент – это правая рука руководителя, если даже не обе руки сразу.
Потому нужно быть максимально вовлеченным в поиск своего помощника, ни в коем случае не жалеть на это средств и не выбирать «по внешней оболочке». Хороший специалист сегодня – это необязательно молодая симпатичная девушка. Намного важнее знания и опыт, которые стоят недешево. Но, если учитывать, сколько времени и сил сэкономит для вас ассистент, ваши вложения окупятся многократно. А вообще, лучше доверить подбор ассистента профессионалам, которые тщательно изучат резюме кандидата, его характеристики и прочие факторы.
И последний момент, который хотелось бы проговорить, – не стоит нанимать на должность ассистента родных и друзей. Как показывает практика, бизнес-отношения негативно влияют на личные связи, да и панибратство на работе – совсем не про экологичное взаимодействие.
Реклама. Рекламодатель ИП Егорова. Erid: LdtCK7Js5